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 怎樣書寫日文電子郵件

需要發郵件道歉或者拒絕別人時,你是否害怕因為措辭不當傷了和氣,所以難以開口?小編這次提供給大家一些道歉、抱怨、拒絕和提醒別人注意時的郵件例文,希望能對你有所幫助。
[1] 致歉郵件模板

謝る

道歉

メールでよいかは狀況次第

是否該用郵件要視情況而定

謝罪は対面、または電話で直接伝えるのが基本。ただし相手が不在のときの急ぎの謝罪や、直接詫びた後の原因?経過報告、內容が深刻でないときなどは、メールで許される場合も。相手との関係性や事態の深刻度で判斷を

面談和電話直接通話是道歉的基本原則。但是,對方不在的情況下的緊急致歉,或者是向對方直接道歉之后提交的原因經過的詳細說明等可以通過發送郵件來完成。這需視與對方的關聯性和事情的嚴重程度而定。

例)商品の配送個數が間違っていたお詫び

例)弄錯商品配送數量的道歉

平素は格別のご愛顧を賜り、
ありがとうございます。
日経食品 営業部 
日経花子でございます。

平日里多謝您的關照,
我是日經食品營業部的花子。
(Point:開頭部分要比平時更加鄭重)

この度は弊社商品「○○」のご注文200個に対し、
100個しかお送りしておりませんでしたこと、
大変申し訳ございませんでした。

這次貴公司預訂了200個○○產品,
我公司只配送了100個,
深感抱歉。
(Point:明確傳達道歉的事項)

社內で原因を調査しましたところ、
端末への入力ミスである
ことが判明いたしました。
早急に追加100個を準備し、
明日の午前中には屆くよう手配させていただきました。

在公司內調查原因后發現,
是電腦輸入時犯了錯誤。
現在準備立刻追加100個,
大概明天上午送達。
(Point:說明事件原因和解決方案等對方想知道的信息)

今後は二度とこのようなことがないよう、
入力のチェック態勢を強化するなど、
細心の注意を払う所存です。

為了避免再次發生類似情況,
我們將重視和強化對數據輸入的檢查。
(Point:讓對方看到避免同樣錯誤的態度)

この度は、
弊社に不手際がございましたこと、
深くお詫び申し上げます。
今後とも何卒よろしく
お願いいたします。

這次是我公司的失誤,
再次深表歉意。
今后請多多關照。


[2] 建議郵件模板
苦情を言う

提意見

相手のデメリットも示す

指出對方的缺點

苦情とは、相手に改善策を求める行為。“怒り” ではなく“交渉”のつもりで書いて」。これまでの経緯や相手のデメリットを説明し、求める改善策を明確に。最後は「ご検討お願いします」と相手に委ねると、返信しやすくなる

提意見就是希望對方改善做法的行為。不應該怒氣沖沖,而是應該抱著交涉的態度寫郵件。向對方說明事情的原委和不足之處,明確要求對方提出改善方法。最后拜托對方一起商討,就很容易得到對方的回信。

例)擔當者の変更の申し入れ

例)提議變更負責人

いつも大変お世話になっております。
日経飲料企畫部の日経花子です。
今日は、お伝えしにくいことですが、
お願いがございまして
メールを差し上げました。

平日里多謝您的關照,
我是日經飲料企劃部的花子。
今天有個請求難以啟齒,
于是給您發了郵件。
(Point:表達出“很難開口”“不是自己本意”這層意思)

現在、御社の××様にご擔當をお願いしております。
以前のお仕事ぶりはとても熱心で、
満足しておりました。
しかし、ご存知の通り、
この數カ月ミスが多発しております。

現在貴公司的××先生正擔任這項工作。
以前他工作熱情非常高,
我公司也很滿意。
但是,如您所知,
這幾個月他有不少失誤之處。
(Point:即使是對方的錯也不能一味指責,說清事情原委)

このままでは、
業務時間やコストの面で、
御社にとっても
不利益になりかねません。

長此以往的話,
在業務時間和成本方面,
對貴公司來說也是不利的。
(Point:說明這種狀況持續下去會給對方造成的損失)

お手數ですが、ご擔當者の変更を
検討いただけませんでしょうか。
御社からのサポートは、引き続き
お願いしたいと考えております。
ご検討のほど、
よろしくお願い申し上げます。

給您添麻煩了,
能一起討論一下變更負責人的事情嗎?
接下來也想得到貴公司的支援。
關于商討的事宜,
請考慮一下。
(Point:拜托對方一起商討,增加回信的可能)


[3] 拒絕郵件模板
斷る

拒絕

お禮の一言で気持ちよく

用感謝的話語委婉拒絕

まずはお禮の一言を入れ、相手の心証を和らげて。その後は、付き合いを続けるつもりがない相手なら短い文章でハッキリ斷る。付き合いを続けたいなら、可能な範囲で斷る理由を説明し、丁寧に結ぼう

首先表達感謝,安撫對方心情。之后,如果不打算繼續跟對方合作,就用簡短的話直接拒絕。有合作意向的話,說明拒絕的理由,禮貌地結尾。

例)事務用品の売り込みを斷る場合

例)拒絕辦公用品的推銷

お世話になります。
日経工業 総務部の
日経花子と申します。
先日は御社商品「○○」を
ご案內くださり、
ありがとうございました。

承蒙關照。
我是日經工業總務部的花子。
前幾天您謝謝您介紹了貴公司的○○商品。
(Point:首先傳達謝意)

せっかくですが、
事務消耗品などは既に
他社で契約しております。
つきましては、資料送付や
購入などは、
謹んでお斷り申し上げます。

勞您費心了,
但是我們已經和別的公司簽訂了購買辦公用品的協議,
所以只能拒絕你們的資料送達和購買的要求了。
(Point:不打算繼續合作的話就用簡短的話直接拒絕)

それでは、失禮いたします。

那么就不好意思了。

例)付き合いを続けたい場合

例)想繼續合作的情況

私としてはぜひ御社に
お願いしたいと思いましたが、
社の方針として、
今回はコストの安い他社様に
お願いすることになりました。

我本人是很想和貴公司合作的,
但是我們公司這次已經和其他公司簽約了,他們要價更低。
(Point:對于今后想繼續合作的對象,傳達出“不得不拒絕”的意思,以“今后還請多多關照”結尾)

來期以降、またお聲がけ
いただけるとうれしく存じます。
本當に申し訳ございませんが、
今後とも、どうぞよろしく
お願いいたします。



[4] 提醒郵件模板

注意する

提醒

感情的にならずに事実を伝える

不要感情用事,實話實說

注意する場面では、社內の後輩?部下など、目下の人を相手にするケースも多い。橫柄な態度にならないよう、注意に至った理由や事実を冷靜に伝え、求める改善策を伝えて。最後は「相手を信頼している」姿勢を見せると

大多時候是對公司里的后輩或下級的提點。不要擺出傲慢的姿態,沉著地提出你提醒他的理由和事實,引導他找到改善方法。最后讓他知道你很信任他。

例)後輩の仕事の遅れを注意する場合

例)提醒后輩工作延誤的情況

お疲れ様です。
今回のプロジェクトですが、
○○君と同じチームの
メンバーによると、
作業が遅れていて、
締め切りに間に合わせるのが
難しいようですね。

辛苦了。
據和你同組的組員說,
你工作進展很慢,
看來很難在截止日期前完成啊。
(Point:不要不分青紅皂白地責罵和感情用事,冷靜地傳達出事實)

今回は仕方ありませんが、
作業が遅れているときは、
ひとりで抱え込まず、
早めに相談してください。

這次已經沒有辦法了,
要是不能按期完成工作,
不要一個人承擔,
請盡快和我商量。
(Point:提出“請和我商量”,為對方準備好退路,對方更容易回信)

一つのチームに遅れが出ると、
他部署にも迷惑が
かかってしまいます。
○○君なら、その辺の事情は
分かると思うので、あまり
心配はしていないのだけれど。

如果一個隊趕不上進度,
也會給其他部門添麻煩。
是○○你的話,肯定明白這一點,
我就不多擔心了。
(Point:讓對方看到你很信賴他,可以促進事態的改善)

では、よろしくお願いします。



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